Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowegoz dnia 14 października 2015 r.w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

W przypadku wydania przez sąd prawomocnego orzeczenia lub podjęcia przez właściwy organ decyzji, w następstwie których ma trwale zaprzestać działalności jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 42 ustawy, zarządzający tą jednostką organizacyjną, zwany dalej „zarządzającym”, w terminie 30 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia albo od dnia podjęcia decyzji, powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wskazuje zarządzającemu archiwum państwowe, do którego należy przekazać materiały archiwalne, informując dyrektora tego archiwum państwowego o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych.

Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 2, dyrektor archiwum państwowego dokonuje - pod względem wartości historycznej, kompletności, stanu uporządkowania i zewidencjonowania oraz ewentualnego zagrożenia uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą - oceny dokumentacji, która może stanowić materiały archiwalne podlegające przekazaniu do tego archiwum państwowego.

Po dokonaniu przez dyrektora archiwum państwowego oceny, o której mowa w ust. 3, zarządzający porządkuje, ewidencjonuje i technicznie zabezpiecza materiały archiwalne, niebędące dokumentami elektronicznymi, zwane dalej „materiałami archiwalnymi”, w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego, przy czym czynności te są dokonywane przy uwzględnieniu standardów porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy.

W razie stwierdzenia istnienia zagrożenia materiałów archiwalnych uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, zarządzający i dyrektor archiwum państwowego mogą uzgodnić odstąpienie częściowo albo całkowicie od stosowania standardów, o których mowa w ust. 4.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie trwania czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych, dyrektor archiwum państwowego wskazuje zakres niezbędnych czynności koniecznych do prawidłowego przekazania materiałów archiwalnych.

Zarządzający zawiadamia dyrektora archiwum państwowego o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych i przedstawia ewidencję tych materiałów oraz notatkę informacyjną zawierającą dane o podstawie prawnej działania, strukturze organizacyjnej, właściwości rzeczowej i miejscowej jednostki organizacyjnej.

Dyrektor archiwum państwowego po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa w ust. 7, sprawdza prawidłowość uporządkowania, zewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych.

Zarządzający dostarcza przekazywane materiały archiwalne do miejsca określonego przez dyrektora archiwum państwowego, w terminie uzgodnionym z dyrektorem przez zarządzającego.

Po dokonaniu przez dyrektora archiwum państwowego oceny, o której mowa w ust. 3, zarządzający porządkuje, ewidencjonuje i przekazuje w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego materiały archiwalne będące dokumentami elektronicznymi w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne   (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114), uwzględniając przy tym, że:

W przypadku gdy materiały archiwalne w postaci elektronicznej są uporządkowane w akta spraw w taki sposób, że możliwe jest ich przekazanie zgodnie z wymaganiami technicznymi i formatami zapisu określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy oraz wymaganiami w zakresie przekazywania dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych, stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

W przypadku podjęcia przez właściwe organy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42 ustawy, decyzji o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, organy te powiadamiają o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a ten wskazuje organom archiwum państwowe, do którego należy przekazać materiały archiwalne, informując dyrektora tego archiwum państwowego o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych.

Przekazanie materiałów archiwalnych następuje na podstawie porozumienia zawartego między przekazującą materiały archiwalne jednostką organizacyjną a dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Porozumienie, o którym mowa w ust. 2, określa w szczególności rodzaj i ilość przekazywanych materiałów archiwalnych wraz z ich szczegółowym spisem, a także warunki techniczne i termin ich przekazania.

W przypadku podjęcia przez właściwe organy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42 ustawy, decyzji o przekazaniu materiałów archiwalnych w depozyt archiwum państwowemu, organy te powiadamiają o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a ten wskazuje organom archiwum państwowe, do którego należy przekazać materiały archiwalne, informując dyrektora tego archiwum państwowego o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych.

Przekazanie materiałów archiwalnych następuje na podstawie porozumienia zawartego między przekazującą materiały archiwalne jednostką organizacyjną a dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Porozumienie, o którym mowa w ust. 2, określa w szczególności rodzaj i ilość przekazywanych materiałów archiwalnych wraz z ich szczegółowym spisem, okres, na który materiały są przekazywane, warunki ponoszenia kosztów przechowywania, zabezpieczenia i udostępniania materiałów archiwalnych, a także warunki techniczne i termin ich przekazania.