Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 8 marca 2016 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

Spis treści

Treść obwieszczenia

1.

Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych   (Dz. U. z 2016 r. poz. 296) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2011 r. w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych   (Dz. U. poz. 1366), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych   (Dz. U. poz. 472).

2.

Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych   (Dz. U. poz. 472), który stanowi:
„ 

§ 2.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
 ”
 .

Załącznik   -   Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2011 r. w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

Na podstawie art. 37b ust. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji   (Dz. U. z 2015 r. poz. 790, z późn. zm.1)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2015 r. poz. 1045, 1224, 1311, 1561, 1670, 1830 i 1890.) zarządza się, co następuje:

   Rozdział 1   

Przepisy ogólne

§ 1.

Rozporządzenie określa szczegółowe warunki, tryb i terminy przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.

§ 2.

Użyte w rozporządzeniu skróty oznaczają:

1)

Kms - repertorium służące do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;

2)

Kmp - repertorium do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się;

3)

Km - repertorium do rejestrowania pozostałych spraw;

4)

Oz - wykaz do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym.

§ 3.

Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na dokumentację stanowiącą materiały archiwalne oznaczaną kategorią A, zwaną dalej „dokumentacją kategorii A”, i dokumentację niestanowiącą takich materiałów, oznaczaną kategorią B, zwaną dalej „dokumentacją kategorii B”.

§ 4.

Dokumentację kategorii A po upływie okresu przechowywania przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

§ 5.

Dokumentacja kategorii B po upływie okresu przechowywania podlega zniszczeniu.

§ 6.

1.

Do dokumentacji kategorii A zalicza się akta spraw:

12)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. poz. 472), które weszło w życie z dniem 17 kwietnia 2015 r.)

o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

22)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. poz. 472), które weszło w życie z dniem 17 kwietnia 2015 r.)

o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

32)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. poz. 472), które weszło w życie z dniem 17 kwietnia 2015 r.)

o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw z repertorium Kms;

4)

w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;

5)

uznanych przez komornika za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:

a)

materiał zebrany w sprawie,

b)

występujące w sprawach osoby,

c)

charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,

d)

oddźwięk społeczny.

23)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2..

Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do dokumentacji kategorii A:

1)

akta co najmniej pięciu spraw z każdego roku i z każdego sposobu egzekucji, a w szczególności z egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;

2)

wszystkie akta spraw z repertorium Kms, Kmp i Km z wybranych przez siebie dwóch dni z każdego roku.

3.

Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji kategorii B.

§ 7.

1.

Do dokumentacji kategorii A zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne:

1)

repertoria;

2)

wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;

3)

wykazy alfabetyczne stron;

4)

wykazy Oz;

5)

wykazy zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do kategorii B;

6)

wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników do Krajowej Rady Komorniczej.

2.

Do dokumentacji kategorii B zalicza się księgi pomocnicze oraz inne wykazy niewymienione w ust. 1.

§ 7a4)Dodany przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2..

Przepisy § 7 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego.

   Rozdział 2   

Terminy przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

§ 8.

1.

Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.

2.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się do akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego   (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.5)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 293, 379, 435, 567, 616, 945, 1091, 1161, 1296, 1585, 1626, 1741 i 1924, z 2015 r. poz. 2, 4, 218, 539, 978, 1062, 1137, 1199, 1311, 1418, 1419, 1505, 1527, 1567, 1587, 1595, 1634, 1635 i 1854 oraz z 2016 r. poz. 195.). Okres przechowywania tych akt liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.

§ 96)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2..

1.

Dokumentacja kategorii A jest przechowywana przez okres 10 lat.

2.

Dokumentacja kategorii B jest przechowywana przez okres 5 lat, z wyjątkiem spraw o egzekucję z nieruchomości, w których przeprowadzono pierwszą licytację, która jest przechowywana przez okres 10 lat.

   Rozdział 3   

Szczegółowe warunki, tryb przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia

§ 10.

1.

Akta spraw, w których zakończono postępowanie, oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 9, z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

2.

Do okresów, o których mowa w § 9, wlicza się okresy, o których mowa w § 11 ust. 3.

§ 11.

1.

Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy sprawdzić, czy w aktach tych zostały rozliczone opłaty, zaliczki oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia czyni się wzmiankę na okładce akt lub w tytule sprawy.

2.

Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium, wpisując w rubryce „uwagi”, przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję ze spisu zdawczo-odbiorczego.

3.

Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne - najpóźniej w ciągu trzech lat od ich zamknięcia.

4.

Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

§ 12.

1.

Zarządzenie o przekazaniu dokumentacji, o której mowa w § 4, do właściwego archiwum państwowego wydaje prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, niezwłocznie po upływie terminu przechowywania dokumentacji.

2.

Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne niestanowiące materiałów archiwalnych podlegają zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt. Komisji przewodniczy komornik.

3.

Komisja, o której mowa w ust. 2, może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.

4.

Propozycja komisji jest - na wniosek prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik - zatwierdzana przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

5.

Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza się do dokumentacji kategorii A.

6.

Przekazanie do zniszczenia akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, w tym tworzonych, ewidencjonowanych i przechowywanych w postaci elektronicznej, niestanowiących materiałów archiwalnych, następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

   Rozdział 4   

Przepis końcowy

§ 13.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia7)Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 21 października 2011 r.. 8)Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie archiwizowania akt komorniczych (Dz. U. poz. 1012 oraz z 2008 r. poz. 1007), które na podstawie art. 105 ustawy z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. poz. 622, 764 i 767) utraciło moc z dniem 1 lipca 2011 r.
1)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2015 r. poz. 1045, 1224, 1311, 1561, 1670, 1830 i 1890.
2)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. poz. 472), które weszło w życie z dniem 17 kwietnia 2015 r.
3)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.
4)
Dodany przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.
5)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 293, 379, 435, 567, 616, 945, 1091, 1161, 1296, 1585, 1626, 1741 i 1924, z 2015 r. poz. 2, 4, 218, 539, 978, 1062, 1137, 1199, 1311, 1418, 1419, 1505, 1527, 1567, 1587, 1595, 1634, 1635 i 1854 oraz z 2016 r. poz. 195.
6)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.
7)
Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 21 października 2011 r.
8)
Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie archiwizowania akt komorniczych (Dz. U. poz. 1012 oraz z 2008 r. poz. 1007), które na podstawie art. 105 ustawy z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. poz. 622, 764 i 767) utraciło moc z dniem 1 lipca 2011 r.