Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrówz dnia 4 kwietnia 2016 r.w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej

Spis treści

Treść rozporządzenia

Na podstawie art. 82 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej   (Dz. U. z 2014 r. poz. 1111 i 1199, z 2015 r. poz. 211, 1220 i 1269 oraz z 2016 r. poz. 34) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Rozporządzenie określa warunki i sposób przeprowadzania oceny okresowej urzędnika służby cywilnej i pracownika służby cywilnej, zwanych dalej „ocenianym”, w tym kryteria oceniania, wzory arkuszy oceny okresowej, skalę ocen i tryb sporządzania oceny okresowej.

§ 2.

1.

Bezpośredni przełożony ocenianego, zwany dalej „oceniającym”, dokonuje oceny okresowej, zwanej dalej „oceną”, stosując kryteria oceny odpowiednie dla stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

2.

Kryteria oceny dzielą się na kryteria obowiązkowe i kryteria dodatkowe, które oceniający może wybrać, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

3.

Wykaz kryteriów oceny jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

§ 3.

1.

Ocenę sporządza się na arkuszu oceny, zwanym dalej „arkuszem”, odpowiednim dla stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

2.

Arkusz A, którego wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia, służy do sporządzenia oceny zatrudnionego na stanowisku kierownika urzędu, które jest stanowiskiem pracy w służbie cywilnej.

3.

Arkusz B, którego wzór jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia, służy do sporządzenia oceny zatrudnionego na stanowisku, na którym praca polega na bezpośrednim kierowaniu pracownikami, innym niż stanowisko wymienione w ust. 2.

4.

Arkusz C, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia, służy do sporządzenia oceny zatrudnionego na innym stanowisku pracy niż stanowiska wymienione w ust. 2 i 3.

§ 4.

1.

Ocenianego zatrudnionego na stanowisku, o którym mowa w § 3 ust. 2, ocenia się, stosując następujące kryteria obowiązkowe:

1)

zarządzanie ludźmi;

2)

podejmowanie decyzji i odpowiedzialność;

3)

organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów;

4)

współpraca;

5)

komunikacja;

6)

zarządzanie strategiczne.

2.

Ocenianego zatrudnionego na stanowisku, o którym mowa w § 3 ust. 3, ocenia się, stosując następujące kryteria obowiązkowe:

1)

zarządzanie ludźmi;

2)

podejmowanie decyzji i odpowiedzialność;

3)

organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów;

4)

współpraca;

5)

komunikacja.

3.

Ocenianego zatrudnionego na stanowisku, o którym mowa w § 3 ust. 4, ocenia się, stosując następujące kryteria obowiązkowe:

1)

wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe;

2)

rzetelność;

3)

organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów;

4)

współpraca;

5)

komunikacja.

§ 5.

1.

Oceniający przeprowadza z ocenianym rozmowę, podczas której omawia się:

1)

główne obowiązki wynikające z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego;

2)

kryteria obowiązkowe i kryteria dodatkowe, jeżeli są wybierane przez oceniającego;

3)

oczekiwania oceniającego co do sposobu spełniania kryteriów oceny przez ocenianego;

4)

cele do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenie, jeżeli ich określenie jest uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, a także sposób realizacji wyznaczonych celów.

2.

Oceniający może wybrać z wykazu kryteriów oceny nie więcej niż 3 kryteria dodatkowe, najistotniejsze ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

3.

Po przeprowadzeniu rozmowy, o której mowa w ust. 1, oceniający wpisuje do części I arkusza kryteria dodatkowe, jeżeli zostały wybrane, oraz termin sporządzenia oceny na piśmie.

§ 6.

1.

Oceniający zapoznaje ocenianego z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie.

2.

Oceniany potwierdza podpisem przeprowadzenie z nim rozmowy, o której mowa w § 5 ust. 1, oraz zapoznanie się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie.

3.

Po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 2, oryginał arkusza niezwłocznie włącza się do akt osobowych ocenianego, a kopię części I arkusza oceniający doręcza ocenianemu.

§ 7.

Czynności, o których mowa w § 5 i § 6, dokonuje się w terminie:

1)

30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny lub od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony;

2)

7 dni od dnia sporządzenia na piśmie negatywnej oceny.

§ 8.

W razie zmiany terminu oceny w przypadkach, o których mowa w art. 81 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, oceniający niezwłocznie zawiadamia pisemnie ocenianego o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza.

§ 9.

1.

W przypadku gdy w okresie 6 miesięcy od dnia ustalenia kryteriów oceny sporządzanej po raz pierwszy albo od dnia sporządzenia ostatniej oceny następuje zmiana stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, wiążąca się z istotną zmianą zakresu obowiązków, w terminie 30 dni od zmiany stanowiska pracy ponownie dokonuje się czynności, o których mowa w § 5 i § 6; termin sporządzenia oceny nie ulega zmianie.

2.

W przypadku, o którym mowa w art. 81 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, ocenę sporządza się nie wcześniej niż w terminie 7 dni przed zmianą stanowiska pracy wiążącą się z istotną zmianą zakresu obowiązków albo nie później niż w terminie 30 dni od tej zmiany.

3.

W przypadku zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie, ocena jest sporządzana na podstawie wybranych wcześniej kryteriów.

§ 10.

Przed sporządzeniem oceny na piśmie oceniający przeprowadza z ocenianym rozmowę oceniającą, podczas której omawia z nim:

1)

główne obowiązki wykonywane przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie, oraz sposób ich realizacji, z uwzględnieniem spełniania przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny;

2)

sposób realizowania przez ocenianego celów do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlegał ocenie, jeżeli cele te zostały wyznaczone;

3)

kierunki dalszego rozwoju zawodowego i potrzeby ocenianego w zakresie podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia umiejętności.

§ 11.

1.

Sporządzenie oceny na piśmie polega na:

1)

przyznaniu ocen cząstkowych odpowiednio do poziomu spełniania przez ocenianego każdego z kryteriów obowiązkowych i kryteriów dodatkowych, jeżeli zostały wybrane, w trakcie wykonywania przez ocenianego głównych obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, według skali ocen:

a)

znacznie poniżej oczekiwań - 1 punkt,

b)

poniżej oczekiwań - 3 punkty,

c)

na poziomie oczekiwań - 5 punktów,

d)

powyżej oczekiwań - 7 punktów,

e)

znacznie powyżej oczekiwań - 9 punktów;

2)

ustaleniu ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny - przez wyliczenie średniej arytmetycznej z ocen cząstkowych - według skali ocen:

a)

znacznie poniżej oczekiwań - od 1 punktu do 2 punktów,

b)

poniżej oczekiwań - powyżej 2 punktów do 4 punktów,

c)

na poziomie oczekiwań - powyżej 4 punktów do 6 punktów,

d)

powyżej oczekiwań - powyżej 6 punktów do 8 punktów,

e)

znacznie powyżej oczekiwań - powyżej 8 punktów do 9 punktów;

3)

przyznaniu oceny pozytywnej - w przypadku ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny na poziomie znacznie powyżej oczekiwań, powyżej oczekiwań albo na poziomie oczekiwań, pod warunkiem nieuzyskania przez ocenianego żadnej z ocen cząstkowych na poziomie znacznie poniżej oczekiwań;

4)

przyznaniu oceny negatywnej - w przypadku ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny na poziomie poniżej oczekiwań albo znacznie poniżej oczekiwań, a także w przypadku uzyskania przez ocenianego co najmniej jednej oceny cząstkowej na poziomie znacznie poniżej oczekiwań;

5)

wpisaniu do arkusza wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego ocenianego.

2.

Sporządzając ocenę na piśmie, oceniający bierze pod uwagę wnioski z rozmowy oceniającej.

3.

Oceniający sporządza uzasadnienie przyznanej oceny w przypadku przyznania oceny negatywnej.

4.

Oceniający może sporządzić uzasadnienie przyznanej oceny w przypadku przyznania oceny pozytywnej.

5.

W przypadku przyznania oceny pozytywnej ocenianemu będącemu urzędnikiem służby cywilnej oceniający może sporządzić umotywowany wniosek o przyznanie ocenianemu kolejnego stopnia służbowego, wypełniając część III arkusza.

§ 12.

1.

Oceniający niezwłocznie zapoznaje ocenianego z oceną sporządzoną na piśmie.

2.

Po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 1, oryginał arkusza włącza się do akt osobowych ocenianego, a kopię arkusza oceniający doręcza ocenianemu.

§ 13.

Do sporządzenia oceny, w przypadku gdy oceniany przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zapoznał się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie, stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 14.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.1)Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2015 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. poz. 1143), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 30 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 34).
1)
Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2015 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. poz. 1143), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 30 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 34).

Załącznik nr 1   -   Wykaz kryteriów oceny


KRYTERIUM
OPIS
1. KOMUNIKACJA
  -   Koncentrowanie się na wypowiedzi rozmówcy i dbanie o wzajemne zrozumienie.
  -   Wypowiadanie się w sposób jasny i precyzyjny,
dostosowany do sytuacji i rozmówcy (dobieranie stylu, języka i treści).
  -   Formułowanie jasnych i precyzyjnych wypowiedzi pisemnych dostosowanych do sytuacji i odbiorcy (dobieranie stylu, języka i treści).
  -   Przedstawianie przekonujących argumentów odpowiednio do sytuacji.
2. KREATYWNOŚĆ
  -   Proponowanie lub tworzenie nowych rozwiązań.
  -   Nieschematyczne podejście do zadań.
3. NEGOCJOWANIE
  -   Przygotowywanie się do negocjacji, w szczególności opracowanie projektu stanowiska, zakresu możliwych ustępstw i argumentacji.
  -   Stosowanie technik i strategii negocjacyjnych.
  -   Osiągnięcie efektu negocjacji akceptowanego przez przełożonych.
4. ORGANIZACJA PRACY I ORIENTACJA NA OSIĄGANIE CELÓW
  -   Określanie sposobu realizacji zadań/celów.
  -   Realizowanie zadań/celów w kolejności uwzględniającej ich wagę i pilność (ustalanie priorytetów działania).
  -   Dobieranie niezbędnych zasobów umożliwiających realizację zadań/celów.
  -   Dostosowywanie się do zmieniających się okoliczności.
  -   Wytrwałość i zaangażowanie w realizację zadań/celów.
5. ORIENTACJA NA KLIENTA/ INTERESANTA
  -   Taktowne zachowanie, wyrażające szacunek i zrozumienie dla drugiej osoby.
  -   Reagowanie na potrzeby klienta/interesanta, w szczególności rozpoznawanie jego potrzeb i proponowanie rozwiązań.
6. PODEJMOWANIE DECYZJI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
  -   Wypracowywanie alternatywnych rozwiązań na podstawie analizy informacji, w szczególności potencjalnego ryzyka.
  -   Podejmowanie decyzji (decyzyjność).
  -   Przyjmowanie odpowiedzialności za efekty podjętych decyzji.
7. RADZENIE SOBIE W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH
  -   Rozpoznawanie sytuacji kryzysowych i informowanie o nich zainteresowanych.
  -   Podejmowanie działań mających na celu rozwiązanie kryzysu.
  -   Wyciąganie wniosków z sytuacji kryzysowych.
8. RZETELNOŚĆ
  -   Wykonywanie zadań zgodnie z obowiązującymi standardami (przepisami, zasadami, procedurami) oraz dbałość o jakość rezultatów.
  -   Dotrzymywanie zobowiązań (realizacja zadań) w wyznaczonym czasie.
   
9. MYŚLENIE ANALITYCZNE
  -   Rozróżnianie informacji istotnych i nieistotnych.
  -   Dostrzeganie zależności między informacjami.
  -   Formułowanie wniosków.
10. WYKORZYSTYWANIE WIEDZY
I DOSKONALENIE ZAWODOWE
  -   Wykorzystywanie wiedzy przy realizacji zadań na zajmowanym stanowisku pracy.
  -   Doskonalenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania zadań na zajmowanym stanowisku pracy, w szczególności wyszukiwanie i pozyskiwanie wiedzy, korzystanie z dobrych praktyk i doświadczeń innych.
  -   Korzystanie z dostępnych źródeł informacji, rozwiązań i technologii.
11. WSPÓŁPRACA
  -   Włączanie się w działania realizowane razem z innymi osobami, jeśli istnieje taka możliwość.
  -   Dbanie o przepływ informacji.
  -   Dbanie o dobrą atmosferę i otwartość we współpracy.
  -   Dostrzeganie wkładu pracy innych osób.
  -   Branie pod uwagę zdania innych osób.
  -   Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem.
12. WYSTĄPIENIA PUBLICZNE
  -   Wykorzystywanie różnych środków przekazu (np. narzędzi multimedialnych) i dbałość o sposób prezentacji (w tym autoprezentacji).
  -   Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktu z audytorium.
  -   Zarządzanie czasem wystąpienia, w szczególności przestrzeganie ram czasowych, elastyczne reagowanie na potrzeby audytorium.
  -   Radzenie sobie ze stresem i emocjami, w szczególności wywołanymi krytyką i trudnymi pytaniami.
13. ZARZĄDZANIE LUDŹMI
  -   Przydzielanie zakresu odpowiedzialności, zadań i uprawnień pracownikom (delegowanie zadań).
  -   Monitorowanie realizacji zadań oraz w razie potrzeby podejmowanie działań korygujących lub zapobiegawczych.
  -   Motywowanie pracowników.
  -   Udzielanie pracownikom informacji zwrotnej opartej na ocenie ich zaangażowania i sposobu realizacji zadań.
  -   Rozwiązywanie konfliktów.
  -   Wspieranie pracowników w rozwoju zawodowym, w szczególności identyfikowanie potrzeb rozwojowych, proponowanie działań rozwojowych oraz monitorowanie ich realizacji.
14. ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE
  -   Tworzenie wizji oraz wyznaczanie celów strategicznych w oparciu o całościowe i perspektywiczne widzenie organizacji, otoczenia oraz strategie rozwoju.
  -   Formułowanie celów operacyjnych na podstawie celów strategicznych.
  -   Analiza ryzyka planowanych działań o charakterze strategicznym.
   

Załącznik nr 2   -   Ocena okresowa urzędnika służby cywilnej lub pracownika służby cywilnej (wzór)

patrz oryginał

Załącznik nr 3   -   Ocena okresowa urzędnika służby cywilnej lub pracownika służby cywilnej (wzór)

patrz oryginał

Załącznik nr 4   -   Ocena okresowa urzędnika służby cywilnej lub pracownika służby cywilnej (wzór)

patrz oryginał