Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 9 września 2017 r.w sprawie sposobu postępowania z protokołami przesłuchań i innymi dokumentami lub przedmiotami, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych albo zachowania tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu lub funkcji

Z przesłuchań oskarżonych, świadków, biegłych i kuratorów, obejmujących okoliczności, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych albo zachowania tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu lub funkcji, sporządza się odrębny protokół.

Odrębny protokół sporządza się również w przypadku zatrzymania w postępowaniu karnym dokumentów lub przedmiotów, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych albo zachowania tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu lub funkcji.

Odrębne protokoły, o których mowa w ust. 1 i 2, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych, wyłącza się z akt sprawy.

O sporządzeniu odrębnego protokołu czyni się wzmiankę w odpowiednim miejscu akt, wskazując w niej numer, pod którym został zarejestrowany w urządzeniu ewidencyjnym prowadzonym zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych, zwanym dalej „urządzeniem ewidencyjnym”.

Adnotację o protokołach, dokumentach i przedmiotach, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych lub tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu lub funkcji, umieszcza się na okładce akt.

Protokoły przesłuchań oraz dokumenty lub przedmioty, na które rozciąga się obowiązek zachowania tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu lub funkcji, przechowuje się w aktach sprawy lub w miejscu przechowywania dowodów rzeczowych w sposób, który uniemożliwia zapoznanie się z nimi przez osoby nieuprawnione.

Każdorazowe udostępnienie protokołów, dokumentów i przedmiotów, o których mowa w ust. 1, podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem znajdującej się w aktach sprawy.

Protokołom przesłuchań, dokumentom lub przedmiotom, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych, nadaje się odpowiednio do ich treści klauzule: „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne” lub „zastrzeżone”. Protokoły podlegają rejestracji w urządzeniu ewidencyjnym.

Prezes sądu, a w postępowaniu przygotowawczym prokurator, nadaje klauzulę: „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne” lub „zastrzeżone” całym aktom albo poszczególnym ich tomom, jeżeli obejmują one okoliczności, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych.

Akta, protokoły przesłuchań, dokumenty lub przedmioty oznaczone klauzulą „poufne”, przechowywane poza kancelarią tajną, umieszcza się i przechowuje w strefie ochronnej w rozumieniu przepisów o ochronie informacji niejawnych, przy zastosowaniu wyposażenia i urządzeń służących ochronie informacji niejawnych, którym przyznano certyfikaty.

Akta, protokoły przesłuchań, dokumenty lub przedmioty oznaczone klauzulą „zastrzeżone”, przechowywane poza kancelarią tajną, umieszcza się i przechowuje w innych pomieszczeniach sądu lub prokuratury, w meblach biurowych zamykanych na zamek mechaniczny kluczowy.

Dokumenty, akta lub przedmioty oznaczone klauzulą tajności, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 184 § 1 i art. 156 § 5a Kodeksu postępowania karnego, są udostępniane stronom, właścicielom przedsiębiorstwa zagrożonego przepadkiem, obrońcom i pełnomocnikom oraz przedstawicielom ustawowym, a także podmiotom zobowiązanym, na podstawie zarządzenia prezesa sądu, a przed uprawomocnieniem się orzeczenia - na podstawie zarządzenia przewodniczącego składu orzekającego, a w postępowaniu przygotowawczym - na podstawie zarządzenia prokuratora.

W zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, należy wskazać osobę uprawnioną do przejrzenia dokumentów, akt lub przedmiotów oznaczonych klauzulą tajności, określić zakres, sposób, a także miejsce ich udostępnienia, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych. Jeżeli osoba uprawniona o to wnosi, należy polecić założenie trwale oprawionego zbioru dokumentów do sporządzenia notatek i określić jego klauzulę tajności odpowiadającą najwyższej klauzuli tajności udostępnianych dokumentów, akt lub przedmiotów.

Trwale oprawiony zbiór dokumentów do sporządzania notatek z dokumentów i akt oraz do przejrzenia przedmiotów oznaczonych klauzulą tajności, zwany dalej „zbiorem dokumentów”, tworzy się odrębnie dla każdej osoby uprawnionej, a także przechowuje się i udostępnia w kancelarii tajnej albo w innych pomieszczeniach sądu lub prokuratury zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Zbiór dokumentów stanowi załącznik do akt sprawy i podlega rejestracji w urządzeniu ewidencyjnym.

Zbiór dokumentów udostępnia się wyłącznie osobie uprawnionej, dla której został utworzony.

Kopie, odpisy, wyciągi i zbiory dokumentów mogą być udostępnione przez sąd wskazanym osobom uprawnionym na zasadach określonych w art. 156 § 4 Kodeksu postępowania karnego poza kancelarią tajną lub innymi pomieszczeniami sądu, podczas rozprawy lub posiedzenia, wyłącznie na sali, gdzie odbywa się rozprawa lub posiedzenie.

Udostępnienie akt, dokumentów lub przedmiotów oznaczonych klauzulą tajności następuje w obecności wyznaczonego pracownika kancelarii tajnej lub sekretariatu w zależności od klauzuli tajności.

Podczas udostępniania akt, dokumentów lub przedmiotów oznaczonych klauzulą tajności osobie pozbawionej wolności obecna jest także, w warunkach uniemożliwiających jej zapoznanie się z tymi materiałami, osoba doprowadzająca osobę pozbawioną wolności.

W celu udostępnienia akt, dokumentów lub przedmiotów osobie pozbawionej wolności zarządza się sprowadzenie jej do siedziby sądu lub prokuratury.

Udostępnienie dokumentów, akt lub przedmiotów oznaczonych klauzulą tajności biegłemu, tłumaczowi lub specjaliście następuje na podstawie zarządzenia prezesa sądu, a w postępowaniu przygotowawczym - na podstawie zarządzenia prokuratora, tylko w zakresie niezbędnym do wykonania czynności procesowej. Przepisy § 6, 8 i 9 stosuje się odpowiednio.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do udostępniania dokumentów lub przedmiotów oznaczonych klauzulą tajności świadkowi.

Przy powoływaniu się w jawnych orzeczeniach i pismach procesowych na protokoły przesłuchań, dokumenty lub przedmioty, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych, w miejsce danych dotyczących tych dowodów wpisuje się numer, pod którym dany dowód został zarejestrowany w urządzeniu ewidencyjnym.

Przy powoływaniu się w jawnych orzeczeniach i pismach procesowych na protokoły przesłuchań, dokumenty lub przedmioty, na które rozciąga się obowiązek zachowania tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu lub funkcji, w miejsce danych dotyczących tych dowodów wpisuje się numer karty w aktach sprawy lub numer z urządzenia ewidencyjnego, pod którym zarejestrowano dowód rzeczowy.