Rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznychz dnia 26 czerwca 2019 r.w sprawie wewnętrznej organizacji i trybu pracy Rady do Spraw Polaków poza Granicami Kraju ¹⁾Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 98).

Rada obraduje na posiedzeniach.

Posiedzenia odbywają się w terminach określonych przez przewodniczącego Rady, nie rzadziej niż raz w miesiącu.

Przewodniczący Rady zawiadamia członków Rady o terminie, miejscu i porządku dziennym posiedzenia, nie później niż na 3 dni przed planowanym terminem posiedzenia, w formie przyjętej przez Radę. Do zawiadomienia załącza się materiały istotne dla spraw ujętych w porządku dziennym posiedzenia.

Przewodniczący Rady wyznacza spośród członków Rady sprawozdawców poszczególnych spraw określonych w porządku dziennym posiedzenia.

Przewodniczący Rady może zapraszać w formie pisemnej do udziału w posiedzeniu ekspertów lub biegłych, którzy przedstawiają opinię lub stanowisko w sprawach wskazanych przez przewodniczącego Rady.

Przewodniczący Rady może zapraszać do udziału w posiedzeniu przedstawicieli administracji rządowej, jeżeli udział tych osób jest uzasadniony zakresem tematycznym posiedzenia.

Przewodniczący Rady jest przewodniczącym posiedzenia. W razie nieobecności przewodniczącego Rady posiedzeniu przewodniczy wskazany przez niego członek Rady.

Sekretarzem Rady jest pracownik komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych wyznaczonej do obsługi Rady.

Przewodniczący posiedzenia otwiera posiedzenie i prowadzi obrady, po stwierdzeniu obecności co najmniej 5 członków ustawowego składu Rady.

Sprawę przeznaczoną do rozpoznania przez Radę referuje sprawozdawca.

Z ważnych przyczyn Rada może postanowić zwykłą większością głosów o odroczeniu posiedzenia z jednoczesnym wyznaczeniem nowego terminu posiedzenia. Członków Rady obecnych na posiedzeniu uznaje się za zawiadomionych, a nieobecnych członków Rady niezwłocznie zawiadamia się na piśmie.

Po rozpoznaniu sprawy przewodniczący posiedzenia zarządza naradę, a po jej zakończeniu zarządza głosowanie nad orzeczeniem.

W naradzie i w głosowaniu uczestniczą członkowie Rady oraz sekretarz Rady bez prawa głosu.

Orzeczenie Rady zapada zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów przesądza głos przewodniczącego posiedzenia.

Orzeczenie podpisują wszyscy członkowie Rady obecni na posiedzeniu.

Posiedzenia są protokołowane.

Protokół posiedzenia zawiera w szczególności:

Protokół posiedzenia, sporządzony i podpisany przez sekretarza Rady, podpisuje przewodniczący posiedzenia.

Przebieg posiedzenia może być rejestrowany przy użyciu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

Rada na posiedzeniu dokonuje wyboru przewodniczącego Rady spośród swoich członków.

Wybór przewodniczącego Rady odbywa się w głosowaniu tajnym, większością głosów, w obecności co najmniej 7 członków Rady. W tym samym trybie Rada dokonuje odwołania członka Rady z funkcji przewodniczącego Rady.

Rada i przewodniczący Rady pełnią swoje obowiązki do dnia pierwszego posiedzenia Rady nowej kadencji.

Pierwsze posiedzenie Rady nowej kadencji zwołuje dotychczasowy przewodniczący Rady, w terminie 14 dni od dnia powołania członków Rady nowej kadencji.

Przewodniczący Rady kieruje pracami Rady i reprezentuje Radę na zewnątrz, a w szczególności:

Zadania przewodniczącego Rady w czasie jego nieobecności wykonuje, na podstawie pisemnego upoważnienia, wyznaczony członek Rady.

Wydatki związane z pracami Rady są realizowane po akceptacji wniosku przewodniczącego Rady przez dyrektora komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę Rady w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych.

Należności z tytułu odbytych przez członków Rady podróży krajowych lub zagranicznych są pokrywane w zakresie i na zasadach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy   (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 i 1043).

Członkom Rady przysługuje wynagrodzenie za udział w pracach Rady, płatne z dołu, w wysokości:

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do liczby posiedzeń, w których członek Rady nie uczestniczył w danym miesiącu.