Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 21 stycznia 2019 r.w sprawie przeprowadzania kontroli kancelarii komorniczej

Spis treści

Treść rozporządzenia

Na podstawie art. 178 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych   (Dz. U. poz. 771, 1443, 1669 i 2244 oraz z 2019 r. poz. 55) zarządza się, co następuje:

   Rozdział 1   

Przepisy ogólne

§ 1.

Rozporządzenie określa:

1)

szczegółowy tryb przeprowadzania kontroli kancelarii komorniczej, prowadzonej na podstawie art. 176 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych, zwanej dalej „ustawą”, w tym skład zespołu do jej przeprowadzenia;

2)

szczegółowy tryb przeprowadzania kontroli finansowej kancelarii komorniczej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości na podstawie art. 173 ust. 1 ustawy, w tym skład zespołu do jej przeprowadzenia;

3)

wzór formularza sprawozdania prezesa sądu rejonowego z wyników nadzoru administracyjnego, składanego na podstawie art. 177 ustawy;

4)

wzór formularza protokołu wyników kontroli okresowej kancelarii komorniczej;

5)

wzór formularza protokołu wyników kontroli finansowej kancelarii komorniczej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości.

§ 2.

Ilekroć w rozporządzeniu używa się pojęć:

1)

sędzia dokonujący kontroli - należy przez to rozumieć również prezesa właściwego sądu rejonowego dokonującego kontroli osobiście;

2)

okres objęty kontrolą - należy przez to rozumieć okres między datą zakończenia ostatniej kontroli kancelarii komorniczej a datą rozpoczęcia kolejnej kontroli.

§ 3.

1.

Prezes właściwego sądu rejonowego, w przypadku, o którym mowa w art. 177 ustawy, składa wniosek do prezesa sądu okręgowego o wydanie zarządzenia zezwalającego na odstąpienie od przeprowadzenia kontroli kancelarii komorniczej najpóźniej na miesiąc przed wskazanym w § 5 ust. 1 terminem sporządzenia planu kontroli na dany rok.

2.

Prezes sądu okręgowego wydaje zarządzenie o odstąpieniu od przeprowadzenia kontroli w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 1.

3.

Prezes sądu rejonowego sporządza sprawozdanie z wyników nadzoru administracyjnego, o którym mowa w art. 177 ustawy, w terminie 3 miesięcy od dnia zawiadomienia o zarządzeniu prezesa sądu okręgowego o odstąpieniu od przeprowadzenia kontroli.

4.

Do sprawozdania z wyników nadzoru administracyjnego, o którym mowa w art. 177 ustawy, dołącza się:

1)

odpisy złożonych przez danego komornika sądowego, zwanego dalej „komornikiem”, sprawozdań rocznych dotyczących okresu objętego sprawozdaniem;

2)

oświadczenie komornika co do liczby skarg na czynności komornika w trybie art. 767 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego   (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360, z późn. zm.1)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 1467, 1499, 1544, 1629, 1637, 1693, 2385 i 2432 oraz z 2019 r. poz. 55 i 60.), zwanej dalej „k.p.c.”, które zostały złożone w okresie objętym kontrolą do innego sądu niż ten, przy którym komornik działa;

3)

oświadczenie komornika co do liczby czynności podejmowanych wobec komornika z urzędu w trybie art. 759 § 2 k.p.c. w okresie objętym kontrolą przez inny sąd niż ten, przy którym komornik działa.

5.

W przypadku odstąpienia od przeprowadzenia kontroli w danym roku, kolejnej kontroli podlega pełen okres działalności komornika między datą zakończenia ostatniej kontroli a datą rozpoczęcia kolejnej kontroli (okres objęty kontrolą).

6.

Wzór sprawozdania z wyników nadzoru administracyjnego jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

§ 4.

Zarządzenia, zawiadomienia, żądania i inne dokumenty sporządzane w związku z czynnościami nadzorczymi lub planowaniem kontroli sporządza się na piśmie. Dokumenty te można doręczać za pośrednictwem telefaksu lub poczty elektronicznej za potwierdzeniem transmisji danych.

   Rozdział 2   

Planowanie kontroli

§ 5.

1.

Kontroli okresowych kancelarii komorniczych dokonuje się na podstawie planu kontroli sporządzanego przez prezesa właściwego sądu rejonowego w terminie do dnia 15 marca każdego roku.

2.

Plan kontroli okresowych obejmuje wszystkich komorników działających przy sądzie rejonowym. Określa się w nim komorników, których kancelarie zostaną poddane kontroli w danym roku kalendarzowym, podstawy odstąpienia od przeprowadzenia kontroli poszczególnych kancelarii, jak również terminy kontroli.

3.

Wyznaczone terminy kontroli okresowych uwzględniają faktyczne możliwości ich przeprowadzenia, ze szczególnym uwzględnieniem liczby komorników poddawanych kontroli i możliwości organizacyjnych sądu, w tym liczby osób, które powinny wejść w skład zespołu kontrolnego, jak też zakresu obciążenia tych osób spoczywającymi na nich obowiązkami.

4.

Niezwłocznie po sporządzeniu planu kontroli prezes sądu rejonowego przesyła go prezesowi sądu okręgowego, który w terminie 2 tygodni od otrzymania planu kontroli zatwierdza go bądź dokonuje w nim zmian. Niewprowadzenie zmian w planie kontroli we wskazanym terminie jest tożsame z zatwierdzeniem planu kontroli.

5.

Informacje o planowanych kontrolach prezes sądu rejonowego przesyła naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego po zatwierdzeniu planu kontroli, nie później jednak niż na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.

   Rozdział 3   

Przebieg kontroli

§ 6.

1.

Prezes właściwego sądu rejonowego wydaje zarządzenie o przeprowadzeniu kontroli.

2.

Kontroli dokonuje zespół składający się z wyznaczonego sędziego oraz głównego księgowego sądu, przy którym działa komornik, lub jego zastępcy. W uzasadnionych przypadkach główny księgowy lub jego zastępca do przeprowadzenia kontroli może wyznaczyć podległego mu księgowego. W razie potrzeby w skład zespołu może zostać wyznaczona większa liczba osób.

3.

W przypadkach, o których mowa w art. 176 ust. 6 ustawy, prezes właściwego sądu rejonowego składa wniosek do prezesa właściwego sądu okręgowego o wyznaczenie sędziego wizytatora lub inspektora biurowości co najmniej na miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia kontroli.

4.

W przypadku konieczności zarządzenia kontroli doraźnej, przepisu ust. 3 w zakresie terminu złożenia wniosku do prezesa sądu okręgowego nie stosuje się.

5.

Kontrola trwa do miesiąca. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w razie zlecenia przeprowadzenia kontroli w trybie przewidzianym w art. 176 ust. 4 ustawy biegłemu rewidentowi, specjaliście z danej dziedziny lub innej wyspecjalizowanej instytucji, prezes sądu rejonowego może przedłużyć ten termin na czas niezbędny do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

6.

Czynności kontrolne mogą być podejmowane, w zależności od decyzji osób wyznaczonych do przeprowadzenia kontroli, w siedzibie kancelarii komornika lub w siedzibie sądu rejonowego, przy którym działa komornik.

§ 7.

1.

W zawiadomieniu o kontroli okresowej kancelarii komorniczej, o którym mowa w art. 176 ust. 2 ustawy, wskazuje się:

1)

termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

2)

okres objęty kontrolą;

3)

osoby wyznaczone do przeprowadzenia kontroli.

2.

Sędzia wyznaczony do przeprowadzenia kontroli może żądać od komornika wyjaśnień oraz wydawać zarządzenia.

3.

W razie odmowy podporządkowania się przez komornika lub osobę przez niego zatrudnioną zgłoszonym żądaniom i wydanym zarządzeniom, wyznaczony sędzia niezwłocznie powiadamia o tym fakcie zlecającego kontrolę prezesa sądu rejonowego. W powiadomieniu sędzia wyznaczony do przeprowadzenia kontroli może zasygnalizować potrzebę rozważenia przez prezesa sądu zastosowania środków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy.

§ 8.

Sędzia dokonujący kontroli okresowej bada:

1)

szybkość, sprawność i rzetelność postępowania;

2)

dopuszczalność przyjmowania przez komornika spraw z wyboru wierzyciela;

3)

prawidłowość powierzenia czynności asesorom komorniczym;

4)

przestrzeganie przez komornika kultury pracy, w tym utrzymywania kancelarii komorniczej na poziomie odpowiednim do godności urzędu i posiadanych środków;

5)

czy pobierane przez komornika należności odpowiadają obowiązującym przepisom;

6)

prawidłowość prowadzenia biurowości na podstawie urządzeń ewidencyjnych;

7)

inne kwestie objęte zakresem kontroli okresowej.

§ 9.

1.

Badania, o których mowa w § 8, dokonuje się na podstawie analizy akt spraw, które sędzia dokonujący kontroli wybiera w sposób losowy z przedłożonej mu przez komornika listy spraw, z podziałem na kategorie wymienione w ust. 2. W protokole kontroli wyjaśnia się przyjęte kryterium losowego doboru spraw, z wyjątkiem kategorii spraw określonych w ust. 2 pkt 2.

2.

Badaniu podlegają akta:

1)

5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą prowadzona była egzekucja z nieruchomości lub została ona w tym okresie zakończona, przy czym powinny to być sprawy, w których plan podziału sporządził komornik i nie zostały od niego wniesione zarzuty;

2)

3 spraw zarejestrowanych w każdym z repertoriów Km, Kmp, GKm, Kms, Kmn, w których najwcześniej zostało wszczęte postępowanie egzekucyjne (łącznie akta 15 spraw);

3)

5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą postępowanie egzekucyjne zostało umorzone, przy czym przynajmniej połowę powinny stanowić sprawy, w których umorzenie postępowania nastąpiło na wniosek wierzyciela;

4)

5 spraw zakończonych, w których w okresie objętym kontrolą wyegzekwowano w całości należności objęte tytułem wykonawczym;

5)

5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą miała miejsce sprzedaż ruchomości;

6)

5 spraw z repertorium Kmp, w których w okresie objętym kontrolą egzekucja okazała się bezskuteczna;

7)

5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą prowadzona była egzekucja świadczeń niepieniężnych;

8)

5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą prowadzono postępowanie o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia.

3.

Komornik w terminie 2 tygodni od dnia zawiadomienia go o terminie kontroli okresowej, nie później jednak niż na 3 dni przed zaplanowanym terminem rozpoczęcia kontroli, przedstawia sędziemu dokonującemu kontroli listę spraw, o której mowa w ust. 1.

4.

W przypadku braku dostatecznej liczby spraw określonej kategorii, fakt ten komornik sygnalizuje na przedłożonej liście spraw, wskazując sygnatury wszystkich spraw prowadzonych w danej kategorii.

5.

Sędzia dokonujący kontroli stwierdza w protokole kontroli brak dostatecznej liczby spraw określonej kategorii. Jeżeli czynności podejmowane w jednej sprawie pozwalają zaliczyć ją jednocześnie do 2 lub więcej kategorii wymienionych w ust. 2, można poprzestać na kontroli tej samej sprawy. Liczba spraw, o których mowa w ust. 2, nie może być mniejsza niż 40.

6.

Sędzia dokonujący kontroli może zażądać przedstawienia większej liczby spraw określonej kategorii niż wskazane w ust. 2, w szczególności jeśli przemawiają za tym wyniki przeprowadzonej analizy, w tym liczba i charakter stwierdzonych uchybień.

7.

Akta prowadzone w systemie teleinformatycznym udostępnia się sędziemu dokonującemu kontroli przez zapewnienie mu wglądu do tych akt w systemie teleinformatycznym, a nadto - na żądanie sędziego - przez przedłożenie pomocniczego zbioru dokumentów dotyczącego sprawy. W uzasadnionych przypadkach sędzia może zażądać przedstawienia wydruku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym.

§ 10.

Badania dopuszczalności przyjmowania spraw z wyboru wierzyciela dokonuje się na podstawie analizy akt spraw, o których mowa w § 9 ust. 2, prowadzonych przez komornika urządzeń ewidencyjnych oraz informacji statystycznych zawartych w sprawozdaniach rocznych składanych przez komornika za okres objęty kontrolą oraz za rok bezpośrednio poprzedzający kontrolę.

§ 11.

1.

Badania prawidłowości prowadzenia biurowości kancelarii komorniczej odbywa się przy okazji analizy akt spraw, o których mowa w § 9 ust. 2, ze szczególnym uwzględnieniem:

1)

treści zapisów dokonywanych w karcie rozliczeniowej akt;

2)

sposobu zakładania i prowadzenia akt sprawy, w tym dbałości o właściwą kolejność dołączania do akt pism przychodzących i wychodzących oraz numerację kart, jak również prawidłowości dołączania do pism przychodzących kopert pozwalających na ustalenie daty nadania pisma;

3)

sposobu dołączania do pism wychodzących dotyczących ich zwrotnych potwierdzeń odbioru i czytelności informacji zawartych na tych potwierdzeniach odnośnie do treści doręczanej korespondencji;

4)

sposobu zabezpieczania w aktach spraw tytułów wykonawczych, prawidłowości nanoszenia na nich wzmianek o wyniku egzekucji oraz zachowania trybu zwrotu tytułu wykonawczego wierzycielowi.

2.

Kontrola prawidłowości prowadzenia biurowości kancelarii komorniczej obejmuje również badanie, czy urządzenia ewidencyjne są zakładane i prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 12.

1.

W ramach dokonywanej kontroli dokonuje się okresowej kontroli finansowej w następującym zakresie:

1)

badania przestrzegania przez komornika przepisów o ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych;

2)

ustalenia, czy nie wystąpiły niedobory finansowe na rachunkach kancelarii komorniczych, o których mowa w art. 154 ust. 2 ustawy.

2.

W razie wyznaczenia przez naczelnika urzędu skarbowego upoważnionego pracownika, naczelnik ten informuje prezesa sądu rejonowego o osobie pracownika i jego danych kontaktowych najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem kontroli.

3.

W razie wyznaczenia przez naczelnika urzędu skarbowego upoważnionego pracownika, pracownik ten dokonuje kontroli prawidłowości i terminowości przekazywania przez komornika należności budżetu państwa, o których mowa w art. 149 ust. 2 ustawy, z uwzględnieniem treści przekazywanych przez komornika informacji, o których mowa w art. 149 ust. 5 ustawy.

4.

Naczelnik urzędu skarbowego lub upoważniony pracownik, o którym mowa w ust. 2, sporządza sprawozdanie z wyników kontroli określonej w ust. 3. Odpis sprawozdania naczelnik urzędu skarbowego przesyła prezesowi sądu rejonowego w terminie 10 dni od dnia zakończenia kontroli. Sprawozdanie dołącza się do protokołu kontroli.

5.

Do protokołu okresowej kontroli finansowej, sporządzanego przez głównego księgowego, jego zastępcę lub wyznaczonego księgowego, o których mowa w § 6 ust. 2, stosuje się odpowiednio wzór formularza protokołu kontroli finansowej kancelarii komorniczej, z uwzględnieniem zakresu i charakteru podejmowanych czynności nadzorczych.

§ 13.

1.

Protokół kontroli sporządza się w terminie 21 dni od dnia jej zakończenia. Odpis protokołu doręcza się komornikowi.

2.

Komornik ma prawo zgłosić na piśmie uwagi i zastrzeżenia do treści protokołu w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpisu protokołu, z wyjątkiem uwag dotyczących kryterium losowego doboru spraw przyjętego przez sędziego dokonującego kontroli, o którym mowa w § 9 ust. 1.

3.

Zespół dokonujący kontroli ustosunkowuje się na piśmie do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń w terminie wskazanym przez prezesa właściwego sądu.

4.

Uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w ust. 2, oraz stanowisko zespołu dokonującego kontroli załącza się do protokołu kontroli.

5.

Do protokołu kontroli okresowej kancelarii komorniczej dołącza się:

1)

protokół z kontroli przeprowadzonej przez księgowego;

2)

sprawozdanie z kontroli przesłane przez naczelnika urzędu skarbowego;

3)

oświadczenie komornika co do liczby skarg na czynności komornika zgłoszonych w trybie art. 767 k.p.c., które zostały złożone w okresie objętym kontrolą do innego sądu niż ten, przy którym komornik działa;

4)

oświadczenie komornika co do liczby czynności podejmowanych wobec komornika z urzędu w trybie art. 759 § 2 k.p.c. w okresie objętym kontrolą przez inny sąd niż ten, przy którym komornik działa.

§ 14.

Po ewentualnym zajęciu stanowiska wobec zgłoszonych przez komornika uwag i zastrzeżeń, a jeżeli uwag nie zgłoszono - po upływie 30 dni od dnia zakończenia kontroli, prezes sądu zobowiązuje komornika do złożenia na piśmie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, wyznaczając mu w tym celu odpowiedni termin, nie dłuższy niż 30 dni.

§ 15.

Wzór protokołu kontroli okresowej kancelarii komorniczej jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

   Rozdział 4   

Szczególne rodzaje kontroli

§ 16.

1.

Prezes sądu rejonowego może zarządzić przeprowadzenie kontroli doraźnej w każdym czasie, w szczególności w przypadku stwierdzenia uchybień w działalności komornika.

2.

W przypadku zarządzenia kontroli doraźnej przepisy § 4, § 6 oraz § 8-14 stosuje się odpowiednio, z uwzględnieniem zleconego zakresu kontroli.

3.

W przypadku zarządzenia kontroli doraźnej, najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia przedstawia się komornikowi odpis zarządzenia prezesa sądu rejonowego, który zawiera wskazanie osób dokonujących kontroli i jej zakresu.

§ 17.

1.

Do kontroli finansowej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości na podstawie art. 173 ust. 1 ustawy stosuje się odpowiednio § 4 oraz § 12-14.

2.

Zakres kontroli finansowej i ostateczny termin jej dokonania określa każdorazowo zarządzenie Ministra Sprawiedliwości o zleceniu kontroli finansowej.

3.

Określenie dokładnego terminu kontroli finansowej należy do odpowiednich służb, upoważnionych osób lub instytucji, którym Minister Sprawiedliwości zlecił dokonanie kontroli.

4.

Wyznaczając termin kontroli, zawiadamia się o nim, nie później niż na 7 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem kontroli, naczelnika urzędu skarbowego.

5.

Protokół kontroli finansowej dokonanej na podstawie art. 173 ust. 1 ustawy doręcza się również prezesowi właściwego sądu rejonowego.

6.

Wzór protokołu kontroli finansowej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

§ 18.

Protokoły kontroli doraźnych, protokoły przeprowadzanych przez organy nadzoru administracyjnego wizytacji i lustracji sporządza się zgodnie ze wzorem protokołu kontroli okresowej kancelarii komorniczej, z uwzględnieniem zakresu i charakteru podejmowanych czynności nadzorczych.

   Rozdział 5   

Przepis przejściowy i końcowy

§ 19.

W roku 2019 i 2020 badanie dopuszczalności przyjmowania spraw z wyboru, o którym mowa w § 11, odbywa się przez analizę sprawozdań statystycznych do ruchu spraw składanych przez komornika co pół roku.

§ 20.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
1)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 1467, 1499, 1544, 1629, 1637, 1693, 2385 i 2432 oraz z 2019 r. poz. 55 i 60.

Załącznik nr 1   -   Sprawozdanie z wyników nadzoru administracyjnego (wzór)

patrz oryginał

Załącznik nr 2   -   Wzór protokołu kontroli okresowej kancelarii komorniczej

patrz oryginał

Załącznik nr 3   -   Wzór formularza protokołu kontroli finansowej kancelarii komorniczej

patrz oryginał