Treść rozporządzenia

Na podstawie art. 21a ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1068 i 1705) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.

Rozporządzenie określa:

1)

sposób zakładania konta użytkownika i konta instytucjonalnego oraz sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na zapytanie lub wniosek za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2)

sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na żądanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w tym dane, jakie należy wskazać w żądaniu udzielania informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym, a także zakres informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym udzielonej w ten sposób.

§ 2.

1.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1)

informacji z Rejestru - należy przez to rozumieć informację o osobie i informację o podmiocie zbiorowym, udzielane na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”;

2)

informacji z rejestru karnego państwa obcego - należy przez to rozumieć informację o osobie udzielaną przez Rejestr, uzyskaną od właściwego organu państwa obcego, o którym mowa w art. 1a ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, zwanej dalej „ustawą”, w celu realizacji zapytania lub wniosku;

3)

właścicielu konta - należy przez to rozumieć podmiot, dla którego założono konto użytkownika albo konto instytucjonalne w systemie teleinformatycznym;

4)

użytkowniku konta - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, dla której założono konto użytkownika w systemie teleinformatycznym;

5)

nazwie użytkownika - należy przez to rozumieć niepowtarzalny identyfikator użytkownika konta w systemie teleinformatycznym;

6)

zarządzaniu kontem - należy przez to rozumieć wprowadzanie do systemu teleinformatycznego i zmianę w tym systemie konfigurowalnych danych, w szczególności wskazywanie uprawnień poszczególnych użytkowników kont, adresu poczty elektronicznej do powiadomień oraz aktualizacji danych podmiotu niebędącego osobą fizyczną;

7)

administratorze konta - należy przez to rozumieć użytkownika konta, który posiada uprawnienie do zarządzania kontem na koncie własnym lub koncie innego właściciela konta;

8)

uprawnionym użytkowniku - należy przez to rozumieć użytkownika konta, który posiada uprawnienie do wykonywania czynności innych niż zarządzanie kontem na koncie własnym lub koncie innego właściciela konta;

9)

aktywacji profilu KRK - należy przez to rozumieć przyznanie w systemie teleinformatycznym uprawnień umożliwiających składanie zapytań lub wniosków, odbiór informacji z Rejestru i informacji z rejestru karnego państwa obcego, a także składanie oraz odbiór innych pism w postępowaniach toczących się na podstawie zapytań lub wniosków;

10)

uprawnionym użytkowniku profilu KRK - należy przez to rozumieć użytkownika konta, który posiada uprawnienie do składania w imieniu właściciela konta zapytań lub wniosków, odbioru informacji z Rejestru i informacji z rejestru karnego państwa obcego, a także składania oraz odbioru innych pism w postępowaniach toczących się na podstawie zapytań lub wniosków;

11)

identyfikatorze osoby fizycznej - należy przez to rozumieć jeden z poniższych identyfikatorów:

a)

osobisty krajowy numer identyfikacyjny - kraj, wartość,

b)

identyfikator podatkowy - kraj, wartość,

c)

numer osobistego dokumentu identyfikacyjnego - kraj, wartość,

d)

inny identyfikator odczytany z kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, jeżeli jest zgodny z normą ETSI TS 119 412-1;

12)

identyfikatorze podmiotu niebędącego osobą fizyczną - należy przez to rozumieć jeden z poniższych identyfikatorów:

a)

numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,

b)

NIP,

c)

inny niż polski identyfikator podatku od wartości dodanej - kraj, wartość,

d)

inny niż polski identyfikator krajowego rejestru handlowego - kraj, wartość,

e)

numer autoryzacji dostawcy usług płatniczych zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2366 z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie usług płatniczych w ramach rynku wewnętrznego, zmieniającą dyrektywy 2002/65/WE, 2009/110/WE, 2013/36/UE i rozporządzenie (UE) nr 1093/2010 oraz uchylającą dyrektywę 2007/64/WE (Dz. Urz. UE L 337 z 23.12.2015, str. 35, z późn. zm.) - kraj, wartość,

f)

globalny identyfikator podmiotu prawnego według ISO 17442 - oznaczenie kraju według ISO 3166 równe XG, wartość,

g)

inny identyfikator odczytany z kwalifikowanego certyfikatu pieczęci elektronicznej, jeżeli jest zgodny z normą ETSI TS 119 412-1;

13)

identyfikatorze konta - należy przez to rozumieć niepowtarzalny identyfikator przypisany do konta użytkownika oraz konta instytucjonalnego podczas jego zakładania w systemie teleinformatycznym;

14)

podmiocie uprawnionym - należy przez to rozumieć podmiot uprawniony do uzyskania informacji z Rejestru na żądanie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4-7 i 8 ustawy;

15)

uwierzytelnieniu - należy przez to rozumieć proces elektroniczny, który umożliwia identyfikację elektroniczną użytkownika konta w systemie teleinformatycznym.

2.

Przez osobisty krajowy numer identyfikacyjny, identyfikator podatkowy oraz osobisty dokument identyfikacyjny, o których mowa w ust. 1 pkt 11 lit. a-c, rozumie się w szczególności odpowiednio numer PESEL, numer identyfikacji podatkowej (NIP), serię i numer dowodu osobistego albo paszportu albo numer karty pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej.

Rozdział 2

Sposób zakładania konta użytkownika oraz konta użytkownika instytucjonalnego

§ 3.

1.

Konto użytkownika zakłada się w systemie teleinformatycznym po określeniu nazwy użytkownika, adresu poczty elektronicznej do powiadomień, hasła oraz złożeniu podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego albo uwierzytelnieniu przez użycie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej.

2.

Identyfikator osoby fizycznej, imię lub imiona i nazwisko są ustalane na podstawie danych odpowiednio z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego albo na podstawie danych identyfikujących osobę fizyczną przekazanych za pomocą środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej i zapisywane na koncie.

3.

Konto użytkownika zakłada się w systemie teleinformatycznym także po złożeniu wniosku z konta osoby fizycznej, które przed wejściem w życie niniejszego rozporządzenia zostało utworzone na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 53d ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 217, z późn. zm.).

4.

Z chwilą założenia konta użytkownika osoba fizyczna, która je założyła, staje się administratorem konta i uprawnionym użytkownikiem oraz uzyskuje uprawnienie do składania wniosków, odbioru informacji z Rejestru i informacji z rejestru karnego państwa obcego, a także składania oraz odbioru innych pism w postępowaniach toczących się na podstawie wniosków, w zakresie określonym w art. 7 ust. 1 i 1a ustawy.

5.

Zmiana hasła lub nazwy użytkownika wymaga potwierdzenia przez użytkownika konta podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo uwierzytelnienia przez użycie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej.

6.

Zmiana lub dodanie imienia lub nazwiska lub dodanie identyfikatora osoby fizycznej wymaga ponownego potwierdzenia podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo uwierzytelnienia przez użycie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej.

7.

Dodanie lub zmiana identyfikatora osoby fizycznej wymaga potwierdzenia, o którym mowa w ust. 5, umożliwiającego zweryfikowanie zgodności imienia i nazwiska z imieniem i nazwiskiem zapisanym na koncie.

8.

Zmiana imienia lub nazwiska wymaga potwierdzenia, o którym mowa w ust. 5, umożliwiającego zweryfikowanie zgodności identyfikatora osoby fizycznej z identyfikatorem zapisanym na koncie.

9.

W przypadku potrzeby dokonania zmiany, o której mowa w ust. 5, i braku możliwości jej potwierdzenia w sposób, o którym mowa w ust. 6 i 7, osoba fizyczna może zwrócić się z wnioskiem do Ministra Sprawiedliwości, który po pozytywnej weryfikacji wniosku dokonuje zmian na koncie osoby fizycznej.

§ 4.

1.

Osoba fizyczna może zostać uwierzytelniona w jeden z następujących sposobów:

1)

przez wpisanie nazwy użytkownika i hasła;

2)

przez użycie danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, który zawiera identyfikator zapisany na koncie;

3)

przez użycie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej.

2.

Po uwierzytelnieniu osobie fizycznej udostępnia się konta, w odniesieniu do których jest właścicielem konta, administratorem konta, uprawnionym użytkownikiem i uprawnionym użytkownikiem profilu KRK.

§ 5.

1.

Konto instytucjonalne zakłada w systemie teleinformatycznym Minister Sprawiedliwości po zgłoszeniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego potrzeby posiadania konta wraz z jednoczesnym zgłoszeniem administratora lub administratorów konta.

2.

Do zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, dołącza się dokumenty potwierdzające umocowanie do działania w imieniu podmiotu niebędącego osobą fizyczną, chyba że stwierdzenie umocowania jest możliwe na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego Minister Sprawiedliwości ma dostęp drogą elektroniczną; okoliczność tę należy wskazać w treści zgłoszenia.

3.

Zgłoszenie zawiera:

1)

nazwę lub firmę, pod którą podmiot działa;

2)

oznaczenie formy prawnej;

3)

siedzibę i adres;

4)

numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub NIP, a w przypadku ich braku - inny identyfikator podmiotu niebędącego osobą fizyczną;

5)

imię lub imiona i nazwisko administratora konta oraz identyfikator jego konta w systemie teleinformatycznym;

6)

wskazanie potrzeby aktywacji profilu KRK.

4.

Konta instytucjonalnego nie zakłada się w przypadku:

1)

negatywnej weryfikacji danych identyfikujących podmiot na podstawie danych zawartych we właściwych rejestrach lub ewidencjach;

2)

ustalenia, że istnieje w systemie teleinformatycznym konto instytucjonalne tego podmiotu lub konto utworzone dla tego podmiotu na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 53d ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych;

3)

ustalenia, że nie istnieje konto użytkownika i konto osoby fizycznej utworzone na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 53d ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych osoby wskazanej jako administrator konta instytucjonalnego tego podmiotu.

§ 6.

Minister Sprawiedliwości zakłada w systemie teleinformatycznym konto instytucjonalne także po zgłoszeniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego potrzeby aktywacji profilu KRK z konta podmiotu niebędącego osobą fizyczną, które utworzono na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 53d ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych.

§ 7.

1.

Dopuszczalne jest wyznaczenie więcej niż jednego administratora konta.

2.

Właściciel konta instytucjonalnego może wyznaczyć nowego administratora konta lub odwołać dotychczasowego administratora przez zgłoszenie złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Ministra Sprawiedliwości.

3.

Osoby działające jako administratorzy konta, uprawnieni użytkownicy i uprawnieni użytkownicy profilu KRK działają w imieniu i na rzecz właściciela konta.

§ 8.

1.

Aktywacji profilu KRK dokonuje Minister Sprawiedliwości po zgłoszeniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego potrzeby aktywacji tego profilu.

2.

Do zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepis § 5 ust. 2.

3.

Administrator konta instytucjonalnego oraz administrator konta użytkownika, na którym dokonano aktywacji profilu KRK, jest uprawniony do wskazywania w systemie teleinformatycznym uprawnionych użytkowników profilu KRK, jeżeli właścicielem konta jest podmiot, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1-10a ustawy.

§ 9.

Z chwilą aktywacji profilu KRK właściciel konta użytkownika uzyskuje uprawnienie do składania z tego konta zapytań lub wniosków, odbioru informacji z Rejestru i informacji z rejestru karnego państwa obcego, a także składania oraz odbioru innych pism w postępowaniach toczących się na podstawie zapytań lub wniosków, w odniesieniu do danych innych podmiotów niż właściciel konta.

Rozdział 3

Sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na zapytanie lub wniosek za pośrednictwem systemu teleinformatycznego

§ 10.

Informacji z Rejestru oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego udziela się za pośrednictwem konta użytkownika albo konta instytucjonalnego po uwierzytelnieniu właściciela konta użytkownika lub uprawnionego użytkownika profilu KRK w systemie teleinformatycznym oraz złożeniu zapytania lub wniosku.

§ 11.

Złożenie zapytania lub wniosku za pośrednictwem konta użytkownika albo konta instytucjonalnego w systemie teleinformatycznym wymaga:

1)

wprowadzenia treści zapytania lub wniosku,

2)

dołączenia załączników, o ile są niezbędne, w szczególności potwierdzających uprawnienie do uzyskania informacji z Rejestru i informacji z rejestru karnego państwa obcego,

3)

opatrzenia zapytania lub wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym,

4)

uiszczenia opłaty za pomocą udostępnianego przez system teleinformatyczny mechanizmu gwarantującego nieodwracalne zainicjowanie procedury opłacenia zapytania i identyfikację wnoszącego opłatę, jeżeli do uzyskania informacji na podstawie danego zapytania jest wymagane uiszczenie opłaty,

5)

wysłania zapytania lub wniosku do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, zwanego dalej „biurem informacyjnym”

- przez właściciela konta użytkownika albo uprawnionego użytkownika profilu KRK.

§ 12.

Niezwłocznie po złożeniu zapytania lub wniosku, na koncie użytkownika albo koncie instytucjonalnym, z którego wysłano zapytanie lub wniosek, jest umieszczane elektroniczne potwierdzenie złożenia zapytania lub wniosku zawierające zestaw danych wskazujący zapytanie lub wniosek, datę złożenia zapytania lub wniosku, właściciela konta, z którego konta zapytanie lub wniosek zostały złożone, a w przypadku gdy składającym zapytanie lub wniosek jest uprawniony użytkownik profilu KRK - także dane tego użytkownika.

§ 13.

Informację z Rejestru i informację z rejestru karnego państwa obcego doręcza się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w taki sposób, że umieszcza się je na koncie użytkownika albo koncie instytucjonalnym, z którego zapytanie lub wniosek zostały złożone.

§ 14.

W przypadku stwierdzenia rozbieżności między danymi osobowymi zgromadzonymi w Rejestrze a danymi osobowymi zawartymi w zapytaniu lub we wniosku albo stwierdzenia rozbieżności między danymi o podmiocie zbiorowym zgromadzonymi w Rejestrze a danymi zawartymi w zapytaniu lub we wniosku, jeżeli nie budzą one wątpliwości co do tożsamości osoby lub oznaczenia podmiotu, informacja z Rejestru zawiera wykaz tych rozbieżności.

§ 15.

1.

Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek:

1)

nie są zgromadzone w Rejestrze,

2)

są zgromadzone w Rejestrze z zastrzeżeniem, o którym mowa w art. 14a lub art. 20 ust. 1c ustawy, przy czym skazania objęte zastrzeżeniem są jedynymi skazaniami osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek

- wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

2.

Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, nie są zgromadzone w Rejestrze, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

§ 16.

1.

Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku oraz dane w zakresie objętym zapytaniem lub wnioskiem.

2.

Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku oraz dane w zakresie objętym zapytaniem lub wnioskiem.

§ 17.

1.

Informacja z rejestru karnego państwa obcego udzielona na zapytanie lub wniosek jest dołączana do informacji, o której mowa w § 15 ust. 1 oraz w § 16 ust. 1, lub jest przekazywana jako załącznik do pisma sporządzonego w systemie teleinformatycznym.

2.

W przypadku gdy rejestr karny państwa obcego odmówił udzielenia informacji, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do przekazania informacji o takiej odmowie.

Rozdział 4

Sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na żądanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego

§ 18.

Informacji z Rejestru na żądanie udziela się przy użyciu usługi sieciowej za pomocą aplikacji dostępowej podmiotu uprawnionego.

§ 19.

1.

Podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej osoby numer PESEL osoby, której dotyczy żądanie, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

2.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, można wskazać ponadto inne dane osoby, której dotyczy żądanie:

1)

pierwsze imię;

2)

nazwisko;

3)

imię matki lub imię ojca;

4)

datę urodzenia.

3.

W przypadku gdy osobie, której dotyczy żądanie, nie został nadany numer PESEL, podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej osoby dane, o których mowa w ust. 2, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

§ 20.

1.

Podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej podmiotu zbiorowego:

1)

numer w Krajowym Rejestrze Sądowym podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie, lub

2)

numer w innym właściwym rejestrze dotyczący podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie

- a także postępowanie lub zadanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

2.

Jeżeli podmiotowi zbiorowemu, którego dotyczy żądanie, nie został nadany numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym właściwym rejestrze, podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji nazwę podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie, a także postępowanie lub zadanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

§ 21.

Jeżeli dane wskazane w żądaniu o udzielenie informacji odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, podmiot uprawniony uzyskuje informację obejmującą wszystkie dane tych osób lub podmiotów zbiorowych zgromadzone w Rejestrze wraz z danymi wskazanymi w żądaniu, z zastrzeżeniem art. 14a lub art. 20 ust. 1c ustawy.

§ 22.

Jeżeli dane wskazane w żądaniu o udzielenie informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym nie odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, uprawniony podmiot uzyskuje informację o treści „W Rejestrze nie znaleziono danych odpowiadających danym wskazanym w żądaniu” wraz z danymi wskazanymi w żądaniu.

Rozdział 5

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 23.

1.

Jeżeli zapytanie lub wniosek o informację z Rejestru lub informację z rejestru karnego państwa obcego zostały złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, informacji udziela się zgodnie z przepisami dotychczasowymi na konto użytkownika albo konto instytucjonalne, za pośrednictwem którego złożono zapytanie lub wniosek.

2.

Konta użytkownika oraz konta instytucjonalne założone w systemie teleinformatycznym zgodnie z przepisami dotychczasowymi będą dostępne dla użytkowników kont przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, z wyłączeniem możliwości przesyłania nowych zapytań i wniosków.

§ 24.

Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 2021 r. w sprawie sposobu i trybu udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych z Krajowego Rejestru Karnego, udzielanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sposobu zakładania konta użytkownika i konta instytucjonalnego dla informacji udzielanych na zapytanie lub wniosek oraz zakresu informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym udzielanej na żądanie (Dz. U. poz. 728).

§ 25.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2024 r.

Zmiany wymienionej dyrektywy zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 102 z 23.04.2018, str. 97 oraz Dz. Urz. UE L 333 z 27.12.2022, str. 153.

Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 2642 oraz z 2023 r. poz. 289, 614, 1030, 1429, 1606, 1615 i 1860.

Spis treści